Проверка контрагента в 2026 году: какие 12 документов собрать

Налоговая отказывает в вычете по НДС и в расходах не потому, что у контрагента «что-то не так», а потому, что компания не смогла показать: она его проверяла. Закон не содержит списка обязательных документов, поэтому многое решает досье, которое вы собрали до подписания договора. Ниже разберём, что входит в это досье, и сгруппируем документы в 12 пунктов.

Зачем нужно досье

Основа правил: статья 54.1 НК РФ (действует с 19.08.2017). Сделка не должна быть направлена на неуплату налога, а обязательство должен исполнить тот контрагент, который указан в договоре, либо лицо, которому исполнение передано по закону или договору.

Практический ориентир для налоговиков и бизнеса: письмо ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@. В нём описан стандарт осмотрительного поведения и сказано, что при документально подтверждённой проверке вычеты и расходы могут сохраниться, даже если контрагента позже признают недобросовестным.

Важно: сами по себе выписка из ЕГРЮЛ, устав и скриншоты сервисов суды часто считают недостаточными. Оценивают, почему вы выбрали именно этого поставщика, есть ли у него ресурсы для исполнения и реальна ли сделка.

✦ ИИ-помощник

Меньше времени на поиск. Больше — на решение задачи.

1. 01Задайте вопрос своими словами
2. 02Получите ответ со ссылками на нормы
3. 03И подборку документов по теме

Попробовать ИИ-помощника

12 документов: что собрать

Что запросить у контрагента

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Свежая, с датой получения. Её можно бесплатно получить на сайте ФНС.
2. Устав в действующей редакции и документы о регистрации (ИНН, ОГРН). В уставе проверьте ограничения на сделки.
3. Решение или приказ о назначении руководителя. Подтверждает, что договор подписывает тот, кто вправе это делать.
4. Доверенность, если подписывает не руководитель. Полномочия должны действовать не только на день проверки, но и на дату подписания договора, счетов-фактур и первички. Копию паспорта подписанта можно запросить по согласованию сторон, с учётом требований о персональных данных.
5. Лицензии, допуски СРО, если вид деятельности этого требует.
6. Бухгалтерская и налоговая отчётность. Показывает масштаб бизнеса и помогает сопоставить его с суммой сделки.
7. Документы на ресурсы (для крупных и нетипичных сделок): аренда или собственность на офис, склад, производство, договоры на оборудование, сведения о персонале. Это ответ на главный вопрос: сможет ли контрагент реально исполнить договор.

Что подготовить у себя

8. Распечатки проверок по открытым источникам с датой: «Прозрачный бизнес» ФНС, картотека арбитражных дел, база исполнительных производств ФССП, Федресурс (банкротство). Сведения из «Прозрачного бизнеса» можно выгрузить в PDF (эта функция появилась в сентябре 2024 года).
9. Деловая переписка и коммерческие предложения, в том числе сравнение цен с другими поставщиками.
10. Обоснование выбора контрагента: служебная записка или заключение закупок с критериями (цена, сроки, репутация, опыт, рекомендации).
11. Итоговое заключение о проверке в свободной форме с приложенными документами. Хорошо, если в компании есть утверждённый регламент проверки контрагентов, с которым сотрудники ознакомлены под подпись. Но сам по себе регламент без результатов проверки суды доказательством не считают.

Что подтвердит реальность сделки

12. Первичные документы и доказательства исполнения: договор, акты, накладные и транспортные документы, платёжные поручения, пропуска, фото результата, переписка по ходу работ.

Все документы датируйте и храните вместе: досье, собранное после получения требования от инспекции, выглядит слабее.

Насколько глубоко проверять

Единого порога в рублях нет, но логика проходит через практику: чем крупнее и необычнее сделка, тем глубже проверка.

• Рядовая сделка. Обычно достаточно пунктов 1–6, проверки по открытым источникам, переписки и первички.
• Крупная или нетипичная сделка (новый поставщик, большая сумма, отсутствие опыта у контрагента). Добавьте пункт 7: подтверждение ресурсов, а также личное общение, встречу, пробную поставку, поэтапную оплату.
• Контрагент повышенного риска. Порядок согласования такой сделки (юристы, руководитель) лучше закрепить во внутреннем регламенте.

Тревожные признаки

Налоговики ориентируются, в том числе, на общедоступные критерии самостоятельной оценки рисков (приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@): низкая налоговая нагрузка, доля вычетов по НДС от 89%, убытки несколько периодов подряд, частая смена адреса. Если у вашего контрагента проявляются такие признаки, усильте проверку и сохраните доказательства реальности сделки.

Дополнительные сигналы, которые стоит заметить: совпадение адреса, телефона, IP-адреса или электронной почты с вашими или с другими поставщиками, минимальный штат при крупных оборотах, отсутствие сайта и истории, массовый адрес регистрации.

Частые ошибки

• Ограничиться выпиской из ЕГРЮЛ и скриншотами сервисов. Суды смотрят, на что вы опирались при выборе.
• Проверить контрагента один раз и забыть. Для постоянных партнёров лучше обновлять проверку, например, раз в год.
• Собрать досье задним числом. Даты на документах не совпадут с датой договора.
• Не сохранить результаты проверки. Открытые источники меняются: распечатка с датой нужна вам, а не налоговой.
• Игнорировать подписанта. Если полномочия на дату подписания не подтверждены, вычет под угрозой.
• Не фиксировать реальность исполнения. Даже идеальное досье не спасёт, если нет накладных, актов и переписки.
• Не проверять второе звено. Разрыв у субпоставщика сам по себе не должен вести к отказу в вычете, но ваш запас прочности выше, если вы понимаете цепочку.

Как ЛОКСИТ помогает

Требования налоговиков и суды по теме осмотрительности постоянно уточняются, поэтому важно опираться на действующие редакции документов.

В комплекте КонсультантПлюс для бухгалтера собраны статья 54.1 НК РФ, письма ФНС и Минфина, судебная практика и разборы спорных ситуаций. Юристам, которые составляют регламенты и отвечают на требования, подойдёт комплект для юриста.

Если вы получили требование по контрагенту или не уверены, достаточно ли вашего досье, специалисты ЛОКСИТ — официального партнёра «КонсультантПлюс» в Новосибирской области — помогут через Линию консультаций. Для налогового спора можно подключить правовой консалтинг от узких специалистов. Разобрать практику вместе с лекторами можно на семинарах ЛОКСИТ.

Если вы только выбираете справочно-правовую систему, начните со статьи «Кому нужен КонсультантПлюс: назначение и возможности системы».