Штрафы за неподключение к ГИС ЭПД и нарушения 87-ФЗ: что нужно знать в 2026 году
В 2026 году рынок грузоперевозок и транспортной экспедиции переходит на обязательный электронный документооборот. Перевозочные и экспедиторские документы оформляются в электронном виде и передаются в государственную информационную систему — ГИС ЭПД. Параллельно введён реестр участников рынка («ГосЛог»). За работу вне реестра и без оформления электронных документов установлена административная ответственность, а отсутствие корректных документов создаёт ещё и налоговые риски — снятие расходов и отказ в вычете НДС.
Точные размеры штрафов и сроки зависят от состава нарушения и действующей редакции КоАП РФ, поэтому ключевые цифры ниже стоит сверять с актуальной нормативной базой.
О чём 87-ФЗ и как он связан с реформой
87-ФЗ — это Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Он регулирует отношения между клиентами и экспедиторами: оформление поручений, расписок, ответственность сторон.
Реформа 2026 года изменила этот закон. Основные поправки внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который затронул не только 87-ФЗ, но и Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) и другие отраслевые акты. Ответственность дополнена отдельным законом — поправками в Кодекс об административных правонарушениях. Реестр перевозчиков грузового автотранспорта вводится отдельным актом и запускается позже.
То есть «нарушения 87-ФЗ» в 2026 году — это уже не только спорные ситуации между клиентом и экспедитором, но и несоблюдение требований об обязательном электронном документообороте и регистрации в реестре.
Что такое ГИС ЭПД и кого она касается
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через неё участники перевозки обмениваются электронными версиями документов, а контролирующие органы получают «цифровой след» каждой поставки.
В электронный вид переходят, в частности:
● электронная транспортная накладная (ЭТрН);
● заказ (заявка) на перевозку;
● экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;
● ряд других документов по видам транспорта.
Подключиться к ГИС ЭПД напрямую нельзя — обмен идёт через аккредитованных Минтрансом операторов информационных систем ЭПД. У отправителя, перевозчика и получателя могут быть разные операторы; документы всё равно передаются между системами.
Под действие правил попадают все звенья цепочки: грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели. Как правило, исключение составляет перевозка собственного груза собственным транспортом без договора перевозки.
Когда документы всё же оформляют на бумаге и как устроен электронный обмен
К началу обязательного перехода Правительство и Минтранс уточнили детали: в каких случаях документы всё же оформляют на бумаге и как именно устроен электронный обмен по разным видам документов.
Экспедиторские документы на бумаге. Минтранс определил случаи, когда экспедиторские документы по-прежнему оформляют на бумаге: у экспедитора или клиента нет технической возможности передать электронный документ из-за форс-мажора; услуги оказываются гражданину для личных, не связанных с предпринимательством нужд; клиент — иностранное юридическое или физическое лицо; экспедитор работает там, где действуют режимы повышенной готовности или ЧС; услуги связаны с перевозкой грузов для госнужд, в том числе для обороны страны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов (Приказ Минтранса России от 03.04.2026 № 115).
Транспортная накладная, заказ и заявка на бумаге. Похожий перечень установлен для транспортной накладной, заказа и заявки. На бумаге их оформляют, в частности, когда грузоотправитель или грузополучатель — физлицо и услуги нужны для личных нужд; когда отправитель и получатель — одно и то же лицо; когда участник не может направить документы в ГИС ЭПД из-за программного сбоя, зафиксированного госсистемой обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА); а также когда груз — драгоценные металлы и камни. Правило вступает в силу с 1 сентября 2026 года (Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262).
Электронный обмен экспедиторскими и железнодорожными документами. Для документов, которые переходят в электронный вид, утверждён порядок обмена. С 1 сентября 2026 года экспедиторы и их клиенты обмениваются цифровыми поручениями экспедитору, складскими и экспедиторскими расписками через оператора негосударственной системы ЭПД, который направляет их в ГИС ЭПД. Электронный документ состоит из файлов обмена в формате XML; корректировать его по инициативе участника нельзя, первичную проверку проводит оператор, итоговую — ГИС ЭПД. Документы хранятся в системе 5 лет с даты размещения (Постановления Правительства РФ от 27.04.2026 № 469 и № 470).
Грузовые накладные. Отдельно установлены требования к работе с грузовыми накладными: с 1 сентября отправителям, получателям и перевозчикам нужно соблюдать правила обмена электронными накладными. Для этого сначала заключают договор с оператором негосударственной системы перевозочных документов, который среди прочего направляет накладные в ГИС ЭПД. Часть сведений — например, оговорки и замечания перевозчика при приёме и выдаче груза — нельзя скорректировать по инициативе участника; срок хранения в системе тот же — 5 лет со дня размещения (Постановление Правительства РФ от 21.04.2026 № 446, Приказ Минтранса России от 18.03.2026 № 102).
Ключевые даты перехода
|
Срок |
Что происходит |
|
2026 год |
Введён реестр участников транспортно-экспедиционной деятельности («ГосЛог»); юрлица и ИП обязаны зарегистрироваться |
|
1 сентября 2026 года |
Обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭТрН, заказ-заявка, экспедиторские документы и др.) через ГИС ЭПД |
|
1 марта 2027 года |
Запуск реестра перевозчиков грузового автотранспорта (регулируется отдельным законом); на регистрацию отводится 30 календарных дней |
Какие штрафы предусмотрены?
Ответственность в этой сфере складывается из двух частей: за работу вне реестра и за несоблюдение правил оформления перевозочных документов.
За работу без включения в реестр. КоАП РФ дополнен новыми составами (статья 11.14.3 была расширена частями 3–10). По имеющимся данным, за работу без регистрации в реестре для граждан предусмотрены штрафы в несколько тысяч рублей, а для юридических лиц и ИП — суммы в диапазоне сотен тысяч рублей; за повторные и отягчённые нарушения суммы выше. Конкретный размер зависит от состава нарушения, поэтому его обязательно нужно сверять с действующей редакцией статьи.
За неоформление электронных документов. На момент подготовки материала отдельные нормы об ответственности именно за неиспользование ЭПД дорабатывались. До их окончательного введения применяются общие нормы КоАП за отсутствие перевозочных документов. Точную статью и размеры санкций следует проверять по актуальной редакции КоАП РФ.
Из-за того что нормы дополняются и уточняются, ориентироваться на «цифру из статьи в интернете» рискованно: размеры и составы меняются. Это как раз тот случай, когда актуальную редакцию лучше смотреть в правовой системе.
Налоговые риски — часто опаснее штрафа
Помимо административных санкций, у нарушений есть налоговое «эхо», которое нередко обходится дороже самого штрафа.
● Отсутствие транспортной накладной (в любом формате) лишает грузоотправителя и перевозчика возможности подтвердить расходы на перевозку для целей налога на прибыль и обосновать вычет НДС.
● Работа с контрагентом, не включённым в реестр, — это риск снятия расходов при налоговой проверке. Для заказчика транспортных услуг разумно проверять экспедиторов и перевозчиков в реестре до заключения договора.
● Для налоговой электронная транспортная накладная, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью и переданная в ГИС ЭПД, является полноценным первичным документом.
Как избежать санкций: пошаговый план
Чтобы подготовиться к обязательному электронному документообороту, как правило, нужно:
- Определить свою роль в цепочке — грузоотправитель, перевозчик, экспедитор или получатель — и понять, какие документы вы оформляете.
- Зарегистрироваться в реестре, если вы оказываете транспортно-экспедиционные услуги.
- Выбрать оператора ИС ЭПД из числа аккредитованных Минтрансом и заключить с ним договор. При выборе обращайте внимание на интеграцию с вашей учётной системой и удобство для водителей.
- Оформить электронные подписи для всех сотрудников, участвующих в подписании документов.
- Обновить договоры с перевозчиками, экспедиторами и клиентами: закрепить порядок оформления ЭТрН, сроки подписания, действия при ошибках и технических сбоях.
- Протестировать обмен на несложных маршрутах с контрагентами, которые уже готовы к новым правилам.
- Проверять контрагентов в реестре перед заключением договоров.
Частые ошибки
● Откладывают подключение «на последний месяц» — переход обычно занимает несколько месяцев и затрагивает водителей, логистов, кладовщиков и бухгалтерию.
● Считают, что неготовность контрагента освобождает от обязанности — это не так.
● Не учитывают, что у разных участников могут быть разные операторы.
● Игнорируют проверку контрагентов в реестре и получают налоговые доначисления.
