ЭТрН и электронный путевой лист с 1 сентября 2026: как перейти и что делать, если контрагент не готов

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ (заявка) на перевозку и экспедиторские документы оформляются только в электронном виде. Исключения из этого правила немногочисленны. На практике компании чаще всего спотыкаются не о технику, а о партнёров. ЭТрН — коллективный документ: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель подписывают каждый свою часть. Если хотя бы одна сторона не готова, документ повисает.

В статье разберём:

• кто оформляет ЭТрН и в каком порядке подписываются титулы;

• обязателен ли электронный путевой лист с 1 сентября 2026 года;

• как перейти на ЭТрН по шагам;

• что делать, если контрагент не готов.

Коротко

• ЭТрН с 1 сентября 2026 года обязательна для всех участников коммерческой перевозки груза: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, экспедитора. Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

• Бумажная накладная допустима только в 8 случаях из приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262.

• Электронный путевой лист обязателен не для всех. Он нужен при перевозке маркированного пива, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции, если не оформлена ЭТрН. В остальных случаях бумажный путевой лист законен.

• До 1 марта 2027 года инспекторы на дороге ограничиваются устным замечанием за бумагу вместо ЭТрН. Налоговые риски это послабление не снимает.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Закон № 140-ФЗ внёс изменения в Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) и закон о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ). С 1 сентября 2026 года в электронной форме оформляются:

• транспортная накладная (ЭТрН);

• заказ (заявка) на перевозку (ЭЗЗ);

• экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;

• железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках.

Документы проходят через аккредитованных Минтрансом операторов информационных систем ЭПД (ИС ЭПД) и попадают в ГИС ЭПД. Подключиться к государственной системе напрямую нельзя, только через оператора.

Ещё два акта уточнили правила. Приказ Минтранса № 262 закрепил закрытый перечень случаев, когда бумага остаётся законной. Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ разрешил сторонам даже в этих случаях договориться об электронном формате. Так компании, которые уже перешли на ЭДО, не должны возвращаться к бумаге ради отдельных перевозок.

Подробный чек-лист подключения к ГИС ЭПД и платформе ГосЛог есть в нашем материале «ГИС ЭПД и ГосЛог с 1 сентября 2026: пошаговый чек-лист подключения».

Кто оформляет ЭТрН

По ст. 8 Устава автомобильного транспорта транспортную накладную составляет грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. ЭТрН подписывают по очереди все участники перевозки, и у каждого своя зона ответственности.

Грузоотправитель создаёт документ и подписывает титул 1. В нём указаны груз, стороны, маршрут и реквизиты заказа. Если отправкой занимается экспедитор, который принимает груз во владение, он может выступать грузоотправителем в ЭТрН.

ЭТрН для перевозчиков. Перевозчик подписывает титулы 2 и 4, то есть приём груза и его сдачу. Здесь действует двойная схема. Водитель подтверждает факт простой электронной подписью в приложении оператора или через «Госключ». Уполномоченный сотрудник перевозчика подписывает тот же титул УКЭП или подписью с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

ЭТрН для водителей. Водителю-сотруднику не нужна квалифицированная подпись и не нужно заполнять документ. Ему достаточно мобильного приложения оператора. В нём он подтверждает погрузку и выгрузку и показывает инспектору QR-код. Если водитель сам ИП-перевозчик, подписывать за него некому. Тогда ему нужна собственная УКЭП или УНЭП через «Госключ».

Грузополучатель подписывает титул 3: принял груз, есть ли расхождения. Грузополучатель — такой же обязательный участник ЭТрН, как отправитель и перевозчик.

Титулы ЭТрН и порядок подписания

ЭТрН состоит из 8 титулов. Четыре из них обязательны для каждой перевозки, ещё четыре оформляются только при необходимости.

Подписание ЭТрН идёт строго последовательно. Нельзя подписать Т2, пока не подписан Т1, и нельзя подписать Т3 до Т2. После подписания Т1 и Т2 формируется QR-код для проверки на дороге. Если в пути меняется водитель или машина, а перевозчик остаётся тем же, новую накладную не создают: оформляют Т8.

Какая подпись нужна:

• Руководитель организации или ИП подписывает УКЭП. Её можно бесплатно получить в удостоверяющем центре ФНС.

• Сотрудники (логист, диспетчер, кладовщик) подписывают УКЭП или УНЭП физлица. Вместе с подписью нужна МЧД, подтверждающая полномочия.

• Водители используют ПЭП в приложении оператора или УНЭП через «Госключ».

Отсутствие МЧД у сотрудника — одна из самых частых причин, по которым документ застревает в ГИС ЭПД.

Когда ЭТрН не нужна и бумага остаётся законной

ЭТрН оформляется при перевозке по договору перевозки. Она не нужна, если такого договора нет. Например, когда компания везёт собственный груз своим транспортом или продавец доставляет товар сам и доставка включена в цену.

Если договор перевозки есть, бумажная накладная допустима только в 8 случаях из приказа Минтранса № 262:

1. Груз военного назначения, когда Минобороны — грузоотправитель или грузополучатель.

2. Перевозку выполняет лицо, которое одновременно является грузоотправителем и грузополучателем.

3. Отправитель или получатель — физлицо, и перевозка не связана с предпринимательской деятельностью.

4. Отправитель или получатель — иностранная компания, сведений о которой нет в госреестре аккредитованных филиалов и представительств.

5. Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.

6. Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

7. Отсутствие доступа к интернету.

8. Сбой, из-за которого отправить документы в ГИС ЭПД невозможно. Сбой должен быть зафиксирован в системе ГосСОПКА.

Поломка телефона водителя или сбой в вашей учётной системе в этот перечень не входят. Поэтому стоит заранее продумать резервный сценарий: например, оформление титулов через диспетчера.

Для кого обязателен электронный путевой лист 2026

В обязательном порядке электронные путевые листы нужны перевозчикам маркированной продукции:

• пива и пивных напитков;

• сидра, пуаре, медовухи;

• спиртосодержащей непищевой продукции.

По постановлению Правительства № 1944 с 1 сентября 2026 года при такой перевозке у водителя должен быть УПД и электронный перевозочный документ: ЭТрН или ЭПЛ. Эти документы связаны общими реквизитами. Если ЭТрН не оформляется, например компания везёт продукцию своим транспортом, нужен электронный путевой лист.

Для всех остальных, включая электронные путевые листы для грузовых перевозок обычных товаров, пассажирских и служебных поездок, переход на ЭПЛ добровольный. Когда электронный путевой лист станет обязательным для всех, пока не определено: такой нормы в законодательстве нет. Тем не менее многие перевозчики переходят на ЭПЛ одновременно с ЭТрН. Так медосмотры, техконтроль и данные рейса попадают в одну цифровую систему вместе с накладными.

Как оформить электронный путевой лист

Электронный транспортный путевой лист формируется в XML-формате ФНС (приказ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Обязательные реквизиты те же, что у бумажного: их устанавливает приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159. 

ЭПЛ состоит из 6 титулов:

1. Т1 — сведения о рейсе: транспортное средство, водитель, период действия. Подписывает владелец ТС.

2. Т2 — предрейсовый медосмотр. Подписывает медработник.

3. Т3 — предрейсовый техконтроль. Подписывает механик или контролёр.

4. Т4 — выезд и показания одометра.

5. Т5 — заезд и показания одометра.

6. Т6 — послерейсовый медосмотр, если он обязателен.

Как организовать оформление электронных путевых листов:

• выберите оператора ИС ЭПД, который поддерживает и ЭТрН, и ЭПЛ, а также работает с вашей учётной системой;

• зарегистрируйте транспортные средства;

• назначьте роли: диспетчер, медработник, механик, водитель;

• выпустите подписи и МЧД для всех, кто будет подписывать титулы;

• проверьте правила корректировки у вашего оператора. После передачи первых титулов исправить путевой лист обычно нельзя, придётся оформлять новый.

Как перейти на ЭТрН: пошаговый план

Заполнение ЭТрН и работа с ней в ЭДО устроены иначе, чем с бумажной накладной. Каждый участник заполняет свой блок и подписывает его своей подписью, а все стороны видят один и тот же документ. План перехода:

1. Определите свою роль в перевозках. Кто вы чаще: грузоотправитель, перевозчик, получатель, экспедитор? Сколько у вас контрагентов и кто подписывает документы.

2. Соберите рабочую группу: бухгалтерия, логистика, юрист, ИТ. Назначьте ответственного за переход.

3. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД. Перечень операторов публикует Минтранс. Если вы уже работаете в СБИС ЭДО, ЭТрН и ЭПЛ можно оформлять в том же сервисе, где вы обмениваетесь УПД и актами. Специалисты ЛОКСИТ помогут подключиться и настроить обмен.

4. Настройте учётную систему. Если данные о грузе, машинах и водителях хранятся в 1С, накладные удобнее формировать прямо оттуда, без ручного ввода. Интеграцию и доработку конфигураций выполним в рамках услуг 1С.

5. Выпустите подписи и МЧД. Руководителю нужна УКЭП, сотрудникам — УКЭП или УНЭП с МЧД, водителям — доступ к мобильному приложению или «Госключу».

6. Протестируйте обмен с ключевыми контрагентами. Направьте им уведомление и заключите допсоглашение об обмене ЭТрН. В нём укажите операторов, порядок и сроки подписания титулов.

7. Обновите внутренние документы. Внесите изменения в учётную политику и график документооборота, обучите сотрудников.

Что делать, если контрагент не готов

1. Проверьте, не подпадает ли перевозка под исключения. Если сделка входит в перечень приказа № 262, например получатель — физлицо, покупающее товар для личных нужд, бумажная накладная законна. Зафиксируйте основание в договоре или заявке и сохраните подтверждение. Оно понадобится при налоговой проверке.

2. Контрагент работает у другого оператора — настройте роуминг. Отправитель, перевозчик и получатель могут работать через разных операторов, документы всё равно передаются между системами. Роуминг лучше настроить заранее: заявка обрабатывается не мгновенно, а без неё титулы до партнёра не дойдут.

3. Контрагент готов, но не знает, как подключиться, — помогите ему. Чаще всего это небольшие грузополучатели. Что можно сделать:

• пригласите их в сервис вашего оператора. У многих операторов подписание входящих титулов, в том числе Т3 грузополучателя, бесплатное;

• подскажите, что УКЭП руководителя выдают бесплатно в УЦ ФНС;

• если перевозчик или экспедитор знает маршрут и ТС лучше отправителя, он может предзаполнить Т1 черновиком. Подписать его должен сам грузоотправитель или его представитель по МЧД, например лицо, осуществляющее погрузку.

4. Контрагент отказывается. Направьте письменное уведомление о переходе и предложите допсоглашение. Сохраните переписку: при споре она покажет, что вы действовали добросовестно. Затем пересмотрите условия договора:

• кто и через какого оператора подписывает титулы;

• в какой срок;

• что происходит, если сторона не подписала свою часть.

Если партнёр принципиально работает только на бумаге вне исключений, оцените, стоит ли сделка налогового риска.

Что грозит, если не перейти на ЭТрН

• На дороге. По поручению Президента до 1 марта 2027 года инспекторы ограничиваются устным замечанием, если вместо электронного документа предъявлен бумажный. Это смягчение контроля, а не отмена обязанности: оформлять ЭТрН нужно с 1 сентября 2026 года. Отдельных составов в КоАП за отсутствие ЭПД пока нет, они обсуждаются в виде законопроекта. Сейчас применяется ч. 2 ст. 12.3 КоАП: предупреждение или штраф 500 рублей водителю за управление без необходимых документов.

• В налогах. Этот риск мораторий не закрывает. Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку. Если документ оформлен с нарушением обязательного порядка, налоговая может не признать расходы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и отказать в вычете НДС (ст. 172 НК РФ). Больше всего рискует заказчик перевозки, который заявляет эти расходы и вычеты. Поэтому крупные компании уже отказываются от перевозчиков без ЭТрН.

• В договорных отношениях. При споре о сохранности груза, сроках или оплате бумажная накладная вместо обязательной электронной может оказаться слабым доказательством.

О санкциях для экспедиторов и за работу без подключения к ГИС ЭПД подробно рассказали в статье «Штрафы за неподключение к ГИС ЭПД и нарушения 87-ФЗ в 2026 году».

Частые вопросы

Для всех участников коммерческой перевозки груза по договору перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей, экспедиторов, независимо от сферы деятельности. Исключения перечислены в приказе Минтранса № 262.

Грузоотправитель подписывает Т1. Затем перевозчик подписывает Т2, грузополучатель — Т3, перевозчик — Т4.

Водителю-сотруднику достаточно ПЭП в приложении оператора или «Госключа». Юридическую силу титулу придаёт подпись уполномоченного сотрудника перевозчика. Водителю, который работает как ИП-перевозчик, нужна собственная УКЭП или УНЭП.

Только при перевозке маркированного пива, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции, если не оформлена ЭТрН. Для остальных перевозок бумажный путевой лист законен.

Нет, если перевозка не подпадает под исключения приказа № 262. Согласие сторон не отменяет требование закона. Обратное возможно: по 302-ФЗ в случаях-исключениях стороны вправе выбрать электронный формат.