Назад к статьям

ГИС ЭПД и ГосЛог с 1 сентября 2026: пошаговый чек-лист подключения для перевозчиков и грузоотправителей

Пошаговый чек-лист для участников грузоперевозок по обязательному переходу на электронные накладные с 1 сентября 2026 года, помогающий избежать остановки бизнеса и жестких налоговых штрафов.

С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих грузоперевозок в России обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде через государственную систему ГИС ЭПД. Главные точки:

Юридическая основа — Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ, который внёс изменения в 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и смежные нормативные акты.
Кого касается — ГИС ЭПД охватывает участников перевозочного процесса: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов — в части электронного документооборота.
Реестр экспедиторов на платформе ГосЛог — с 1 марта 2026 года заработал реестр для экспедиторов. Действующие на тот момент компании и ИП были обязаны подать уведомление до 30 апреля 2026 года. С 1 мая 2026 года работа без регистрации запрещена (ст. 1 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ).
Реестр перевозчиков на платформе ГосЛог — с 1 марта 2027 года перевозчики, использующие автотранспорт с разрешённой максимальной массой более 3,5 тонн, обязаны быть в реестре перевозчиков. Без записи в реестре коммерческие перевозки будут запрещены (Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ «О допуске к осуществлению перевозок грузов автомобильным транспортом»).
Документы в электронном виде — транспортная накладная, заказ-заявка, экспедиторские документы, авиа- и железнодорожные накладные.
Подключение через аккредитованного оператора ИС ЭПД — напрямую в ГИС ЭПД работать нельзя.
Сроки внедрения — от 4 до 8 месяцев с учётом интеграции, обучения и пилота. Ждать до августа 2026 года значит гарантированно не успеть.

Что изменится 1 сентября 2026 года

До сентября 2026 года участники грузоперевозок могли выбирать: оформить транспортную накладную на бумаге или в электронном виде. После 1 сентября 2026 года бумажный документооборот по перевозкам в коммерческом секторе перестаёт быть базовым сценарием — все основные перевозочные документы должны оформляться в электронной форме и передаваться через ГИС ЭПД.

Бумажный формат сохраняется только для исключительных случаев, перечень которых определяет Минтранс — это перевозки в зонах без интернета, аварийные ситуации, перевозки воинскими частями и тому подобное. Для рядового бизнеса бумаги больше не будет.

Технически это означает: грузоотправитель формирует электронный документ в учётной системе, подписывает его электронной подписью, документ через оператора ИС ЭПД уходит в ГИС ЭПД, оттуда становится доступным перевозчику и грузополучателю. Каждое движение фиксируется, передача в ФНС — автоматическая.

ГИС ЭПД и ГосЛог: что это такое и в чём разница

Это два разных уровня одной системы, и их часто путают.

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Это «хранилище» всех ЭПД и единая точка взаимодействия с государством. ГИС ЭПД создана и поддерживается Минтрансом.

ГосЛог — государственная цифровая платформа в сфере транспортно-логистической деятельности. В ней ведутся реестры экспедиторов, перевозчиков, отслеживается аккредитация участников рынка. Это «надстройка» над ГИС ЭПД, обеспечивающая регуляторные функции.

Простая аналогия: ГИС ЭПД — это база данных всех документов, а ГосЛог — это «реестр участников рынка», без присутствия в котором эти документы оформлять нельзя.

Подключиться напрямую к ГИС ЭПД компания не может. Между ней и системой стоит оператор ИС ЭПД — это аккредитованный посредник, через которого документы передаются в государственную систему. Список операторов утверждается Минтрансом.

Кого закон затрагивает: разбор по ролям

Многие предприниматели думают, что новые правила касаются только «больших перевозчиков». На деле под действие 140-ФЗ попадает любой бизнес, который участвует в коммерческой перевозке грузов.

Роль	Кто это	Что должен сделать к 01.09.2026
Грузоотправитель	Производитель, оптовик, любая компания, отправляющая груз	Подключиться к оператору ЭДО, оформлять ЭПД, включить требование в договоры
Перевозчик	Компания или ИП с грузовым транспортом от 3,5 т	К 01.09.2026: подключиться к оператору ИС ЭПД, получить электронную подпись, обеспечить водителей мобильным доступом к ЭПД. К 01.03.2027: зарегистрироваться в реестре перевозчиков на платформе ГосЛог (Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ)
Экспедитор	Юрлица и ИП, организующие перевозку по 87-ФЗ	Зарегистрироваться в реестре ГосЛог (дедлайн для действующих — 30.04.2026), с 01.05.2026 работа без регистрации запрещена; к 01.09.2026 подключиться к ЭПД
Грузополучатель	Покупатель, конечный получатель	Подключиться к оператору ЭДО, обеспечить приём электронных накладных
Водитель	Физлицо за рулём	Иметь доступ к электронной накладной через мобильное приложение, подписывать ЭТрН простой электронной подписью (ПЭП); ри необходимости действовать от имени перевозчика — с КЭП физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД)

Самая срочная нагрузка — на экспедиторов: дедлайн регистрации в реестре ГосЛог истёк 30 апреля 2026 года. С 1 мая 2026 года работать без записи в реестре нельзя, как и заключать договоры с незарегистрированными экспедиторами.

Для торговых компаний и интернет-магазинов, отгружающих товар клиентам через перевозчиков, тоже это касается напрямую: им придётся научиться оформлять ЭПД, а не «лепить» бумажную накладную на принтере. На переходный период полезно иметь под рукой оперативные источники правовой информации — например, подписку на КонсультантПлюс для руководителя, где сосредоточены пошаговые инструкции и образцы оформления документов.

Чек-лист подключения за 7 шагов

Чтобы к 1 сентября 2026 года прийти в готовом виде, рекомендуется работать по такому плану.

Аудит текущей схемы документооборота. Перечислите, какие именно перевозочные документы оформляет ваша компания: транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские расписки, поручения экспедитору, авиа- и железнодорожные накладные. Без этого инвентаря дальше двигаться нельзя.
Выбор оператора ИС ЭПД. На рынке аккредитовано несколько операторов — «Калуга Астрал», «Контур», «СБИС», «1С-ЭПД», «Такском» и другие. Критерии выбора: интеграция с вашей учётной системой, цена, наличие роуминга с операторами ваших контрагентов, техническая поддержка.
Подготовка электронной подписи. Если у компании нет квалифицированной электронной подписи (КЭП), её нужно оформить — в УЦ ФНС для руководителя, в аккредитованном УЦ для сотрудников. На физлиц-водителей — отдельные требования (как минимум УНЭП для подписания путевых листов).
Настройка учётной системы. В большинстве популярных программ («1С:Бухгалтерия», «1С:УТ», «1С:ERP», «СБИС», «Контур.Логистика») функции работы с ЭПД уже встроены, но требуют активации и настройки. Это блок задач для ИТ-специалиста или подрядчика.
Обучение сотрудников. Логисты, бухгалтеры, диспетчеры, водители — у каждого своя зона ответственности и свой интерфейс. Обучение лучше проводить заранее: за месяц-два до даты Х все основные действия должны выполняться автоматически.
Адаптация договоров. В договоры с контрагентами вносятся пункты о форме обмена документами, о моменте признания обязательств исполненными, о порядке действий при техническом сбое. Пропустить этот пункт — значит получить юридические разногласия с контрагентом в первый же месяц.
Пилотный запуск. Хотя бы 2–3 месяца до 1 сентября желательно провести в режиме «дублирующего» обмена: оформлять и бумажный, и электронный документ параллельно. Это позволит выловить ошибки и сбои без штрафных последствий.

Каждый из этих этапов имеет правовую обвязку: десятки приказов Минтранса, методических рекомендаций, разъяснений ФНС. Чтобы не утонуть в нормативке, удобно использовать сервис тематических подборок — специалисты собирают нужные документы под конкретную задачу и обновляют их по мере выхода поправок.

Виды перевозочных документов в электронной форме

В рамках 140-ФЗ переходят в электронный вид:

Транспортная накладная (ЭТрН).
Сопроводительная ведомость.
Заказ-наряд.
Заказ-заявка на перевозку грузов.
Экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
Авианакладная при перевозке грузов воздушным транспортом.
Транспортная железнодорожная накладная.
Путевой лист (с уточнениями по срокам).

Каждый из этих документов имеет утверждённый XML-формат, обязательные поля и порядок подписания сторонами. Если в бумажной накладной мог быть «свободный» бланк с логотипом компании, то в электронной — строгая структура. Это, кстати, упрощает работу: данные сразу попадают в учёт без перенабора.

Штрафы и риски за нарушение

На момент середины 2026 года специальные составы за непередачу ЭПД в ГИС ЭПД находятся в стадии законопроекта, но это не означает «безнаказанности». Действуют общие нормы:

Несоответствие первичного документа требованиям закона — повод для исключения расходов из налога на прибыль (ст. 252 НК РФ). По цепочке — доначисление налога, пени, штраф 20% по ст. 122 НК РФ.
Неуплата НДС из-за непринятого счёта-фактуры — отказ в вычетах.
Нарушение порядка перевозок — штрафы по КоАП от 1 500 до 30 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для юрлиц.
Для экспедитора без регистрации в реестре ГосЛог — фактический запрет на деятельность.

Помимо штрафов, есть операционные риски: перевозчик, не подключенный к ЭПД, перестанет получать заказы от крупных клиентов. Ритейлеры и маркетплейсы уже ввели требование «работаем только с подключёнными к ЭПД» — потому что бумажные документы для них означают потери в обработке.

Что делать, если контрагент «не готов»

Это типичный сценарий 2026 года: одна сторона договора подключилась, другая — нет. Алгоритм действий:

Сначала проверить, точно ли контрагент не готов — иногда речь о другом операторе ИС ЭПД, и проблема решается через роуминг.
Если контрагент действительно не подключен — отправить официальное уведомление о требовании оформлять ЭПД и зафиксировать срок перехода.
Если контрагент не реагирует — пересмотреть условия договора, добавив штрафные санкции за нарушение порядка обмена документами.
В критических случаях — рассмотреть смену поставщика или подрядчика.

В отдельных случаях временно допускается параллельное оформление и бумажного, и электронного документа — но это переходная мера, не решение проблемы. С 1 сентября 2026 года такая «двойная» схема становится бессмысленной, потому что бумажный документ перестаёт иметь самостоятельную юридическую силу для большинства перевозок.

Влияние на бухгалтерию и налоговый учёт

ЭПД — это не только логистическая, но и налоговая тема. Электронная транспортная накладная — это первичный документ. Несоблюдение её формы означает риск снятия расходов и вычетов по НДС. Поэтому подключение к ЭПД нужно согласовывать с бухгалтерией с самого начала проекта.

Что должна предусмотреть бухгалтерия:

Настроить выгрузку ЭПД в систему учёта без потери реквизитов.
Согласовать с финансовой службой порядок отражения операции — момент признания доходов и расходов.
Заранее обучить персонал работе с электронными первичными документами.
Проконтролировать срок хранения электронных документов: общее правило — не менее 5 лет.
Подготовить ответы на типовые вопросы при налоговых проверках.

Бухгалтерам, отвечающим за учёт перевозок, имеет смысл обеспечить себе доступ к правовой системе «Бухгалтеру» с включёнными банками по транспортному и налоговому праву — это сокращает время на поиск разъяснений и снижает риск ошибок в спорных ситуациях.

Сравнение: бумажный документооборот vs ЭПД

Параметр	Бумажные накладные	Электронные перевозочные документы
Скорость оформления	15–30 минут на документ	1–3 минуты
Затраты на хранение	Архив, бумага, печать	Цифровое хранение
Риск утери документа	Высокий	Близкий к нулю
Срок передачи между сторонами	Дни (с водителем)	Секунды
Совместимость с ФНС	Бумажная сверка	Автоматическая выгрузка
Подделка	Возможна	Невозможна (КЭП)
Контроль состояния перевозки	Ручной	Онлайн через ГИС ЭПД
Стоимость на 1 рейс (с учётом инфраструктуры)	50–200 ₽	5–30 ₽ при объёме
Юридическая сила после 01.09.2026	Только в исключениях	Базовый сценарий

Видно, что для бизнеса с регулярными перевозками переход на ЭПД — не «обременение», а долгосрочная экономия. Но это работает только при условии, что внедрение проведено грамотно. Срыв сроков, неправильно выбранный оператор, «забытое» обучение водителей — и все плюсы теряются.

Типичные ошибки внедрения, которых стоит избежать

По опыту первых компаний, которые уже перешли на ЭПД до законодательного требования, выделяются повторяющиеся ошибки.

«Подключимся в августе». Внедрение занимает месяцы. К августу 2026 года операторы будут перегружены заявками, а времени на пилотирование не останется. Старт минимум за 6 месяцев до 1 сентября.
Выбор оператора по цене. Дешёвый оператор без нормального роуминга означает, что вы не сможете обмениваться документами с контрагентами на других платформах. Сначала спросите, с кем у оператора есть роуминг, потом считайте.
Игнорирование водителей. Водитель должен уметь подписать ЭТрН в мобильном приложении. Если этому никто не научил — система встанет в первый же день.
Не обновлены договоры. Если в договоре написано «обмен бумажными документами в течение 3 дней», вы автоматически создаёте противоречие с новой схемой. Договоры нужно править заранее.
Нет внутреннего регламента. Кто формирует документ, кто подписывает, кто отслеживает доставку — это нужно прописать как процесс, а не «решать на ходу».

Системно — значит спокойно

Переход на ЭПД и ГосЛог — это не «техническая обязанность», а структурная перестройка работы с перевозчиками и контрагентами. Кто пройдёт её аккуратно — получит более быструю логистику, прозрачный учёт и спокойствие при налоговых проверках. Кто потянет до последнего — окажется в авральной ситуации с риском приостановки операций и штрафами по 140-ФЗ и Налоговому кодексу.

Локсит как официальный партнёр «КонсультантПлюс» в Новосибирской области помогает компаниям региона пройти этот переход без потерь. У нас есть актуальные тематические подборки по 140-ФЗ, разъяснения Минтранса и ФНС, образцы новых договоров и регламентов внутренней работы. Линия консультаций отвечает на сложные вопросы по конкретной перевозке или контрагенту в течение рабочего дня, а семинары и вебинары дают возможность обучить бухгалтеров и логистов комплексно.

Оставьте заявку — подберём комплект «КонсультантПлюс» под ваши перевозки, проведём пробный доступ и расскажем, как использовать систему в подготовке к 1 сентября 2026 года максимально эффективно.