Электронный кадровый документооборот (КЭДО) в 2026 году: пошаговое внедрение и согласие сотрудников

КЭДО — это ведение и подписание кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. В 2026 году переход на КЭДО остаётся правом, а не обязанностью работодателя: ст. 22.1 ТК РФ говорит, что работодатель *вправе* принять такое решение. Обязательного для всех компаний срока перехода закон не устанавливает. Но часть документов по-прежнему нельзя перевести в цифру, а от большинства сотрудников нужно письменное согласие. Ниже — что именно требуется сделать, в каком порядке, и где чаще всего ошибаются.

Что такое КЭДО простыми словами

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, хранение и использование кадровых документов в электронной форме без дублирования на бумаге. Работник и работодатель обмениваются документами через информационную систему, а юридическую силу документу даёт электронная подпись.

Правовая база:

●     ст. 22.1–22.3 ТК РФ — введены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ;

●     Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — виды подписей;

●     Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н — единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов.

КЭДО не равно «сканы в почте». Скан подписанного приказа, отправленный на личный e-mail, не создаёт электронный документ в смысле ТК РФ и при споре с работником обычно не защищает работодателя.

Обязателен ли КЭДО в 2026 году

Нет. По состоянию на середину 2026 года ТК РФ формулирует КЭДО как право работодателя. Ни перечня организаций, для которых переход обязателен, ни «дедлайна для всех» в Кодексе нет.

Что важно понимать:

●     Государственные органы и учреждения получают отдельные ведомственные указания о переводе кадровых процессов в электронный вид — конкретные сроки и объём определяет учредитель.

●     Тренд однозначный. Цифровизация кадровых процессов заложена в государственные программы, электронные трудовые книжки и единые форматы документов уже действуют. По другим направлениям государство уже перешло от «права» к «обязанности» — показательный пример — подключение к ГИС ЭПД и ГосЛог с 1 сентября 2026 года для перевозчиков и грузоотправителей. Многие компании переходят на КЭДО заранее, чтобы не делать это в авральном режиме.

●     Утверждение «КЭДО обязателен для всех с 2025 (или 2026) года» — признак устаревшего или недостоверного материала.

Кто может внедрить КЭДО. Любой работодатель, включая ИП с наёмными работниками. Ограничений по численности, отрасли или организационно-правовой форме закон не устанавливает.

Какие документы можно вести в электронном виде, а какие нельзя

Это первое, что нужно зафиксировать до выбора платформы: перечень процессов, которые уходят в цифру.

Документ	Можно ли вести в КЭДО	Комментарий
Трудовой договор и допсоглашения	Да	Работодатель подписывает УКЭП
Договор о материальной ответственности	Да	Повышенные требования к подписям обеих сторон
Ученический договор, договор на обучение	Да	Аналогично трудовому договору
Приказы о приёме, переводе, дисциплинарном взыскании	Да	Для приказа о взыскании работодателю нужна УКЭП
Заявления работника (отпуск, командировка, увольнение)	Да	Для заявления об увольнении ПЭП работника не подходит
Ознакомление с ЛНА, графиком отпусков, расчётные листки	Да	Допустима простая электронная подпись работника
Уведомление об изменении условий трудового договора	Да	Работодатель — только УКЭП
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р)	Нет	Ведутся в установленном порядке
Акт о несчастном случае на производстве	Нет	Оформляется по установленной форме
Приказ (распоряжение) об увольнении	Нет	Остаётся вне КЭДО
Документы о прохождении инструктажей по охране труда	Нет	Включая те, что подписываются лично

Практический вывод: даже при полном переходе на КЭДО кадровая служба сохраняет «бумажный контур» под охрану труда, увольнения и трудовые книжки. Полностью безбумажной компания не становится — и это нормально.

Какие электронные подписи нужны: разбор ст. 22.3 ТК РФ

Самая частая причина, по которой электронный кадровый документ признают недействительным, — неподходящий вид подписи.

Виды подписей. ПЭП — простая (логин, пароль, СМС‑код). УНЭП — усиленная неквалифицированная. УКЭП — усиленная квалифицированная, приравнена к собственноручной подписи в силу закона.

Со стороны работодателя (при ведении КЭДО в собственной информационной системе) только УКЭП используется при:

●     заключении и изменении трудовых договоров;

●     заключении и изменении договоров о материальной ответственности;

●     заключении и изменении ученических договоров и договоров на получение образования;

●     подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания;

●     уведомлении об изменении определённых сторонами условий трудового договора.

Для остальных документов работодатель вправе применять УКЭП или УНЭП.

Со стороны работника для тех же ключевых документов, а также при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва допускаются: УКЭП; УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон; УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (её выпускают дистанционно через «Госуслуги» в приложении «Госключ»). ПЭП здесь не подходит. Для прочих документов работник может использовать в том числе ПЭП — если правила её применения и требования к конфиденциальности ключа закреплены соглашением сторон.

Отдельно: расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель (ст. 22.2 ТК РФ). Перекладывать их на сотрудника нельзя.

Своя система или «Работа России»

Закон допускает два варианта: собственная (или арендованная у вендора) информационная система работодателя и бесплатная государственная платформа «Работа России», интегрированная с «Госуслугами».

●     «Работа России» дешевле по инфраструктуре и подходит малому бизнесу и компаниям с простыми кадровыми процессами.

●     Коммерческие системы дают интеграцию с 1С и HR‑контуром, маршруты согласования, массовое подписание, журналы действий. Стоимость зависит от численности и набора модулей — уточняется у поставщика.

Пошаговое внедрение КЭДО: 8 шагов

Шаг 1. Определите объём и цель

Посчитайте, сколько документов в месяц подписывает кадровая служба, сколько людей работают удалённо или в других городах, сколько времени уходит на пересылку. Если сотрудников много, есть филиалы или текучесть — экономический эффект будет заметен. Для компании из пяти человек в одном офисе выгода не всегда очевидна.

Отдельно оцените долю дистанционных сотрудников: именно с ними бумажный оборот обходится дороже всего. Кстати, перевод на дистанционную работу порождает и отчётные обязанности — например, нужно ли подавать ЕФС-1 с кодом «ДИСТ», мы разбирали в отдельном материале.

Шаг 2. Разделите документы на группы

По правилам ст. 22.3 ТК РФ: те, где работодателю обязательна УКЭП; те, где допустима УНЭП; те, где работник может подписывать ПЭП; и те, что остаются на бумаге. Этот перечень войдёт в локальный акт.

Шаг 3. Выберите информационную систему

Критерии: поддерживаемые виды подписей, интеграция с «Госключом», журнал действий (кто, что и когда подписал), выгрузка архива при расторжении договора с вендором, соответствие форматам Приказа Минтруда № 578н, размещение данных.

Шаг 4. Примите локальные нормативные акты

Минимальный комплект:

●     приказ о введении КЭДО — дата начала, перечень документов, система, ответственные;

●     положение о КЭДО — порядок доступа, виды подписей по видам документов, сроки подписания и ознакомления, порядок при технических сбоях, хранение и резервное копирование;

●     при наличии выборного органа первичной профсоюзной организации ЛНА принимаются с учётом его мнения.

Без ЛНА электронные документы уязвимы: при проверке или в суде сложно доказать, что подпись принадлежит работнику и документ не менялся.

Шаг 5. Уведомите работников и соберите согласия

Ключевой шаг — разбираем отдельно ниже.

Шаг 6. Выпустите подписи и обучите людей

Проведите короткое обучение: как войти в личный кабинет, как подписать документ через «Госключ», в какой срок нужно ответить. Отдельно — инструкцию для тех, у кого нет смартфона: у таких сотрудников должен остаться рабочий вариант взаимодействия.

Шаг 7. Запустите пилот

Начните с одного подразделения и «лёгких» документов: заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, расчётные листки. Трудовые договоры и взыскания подключайте, когда процесс отлажен.

Шаг 8. Настройте контроль

Ежеквартально проверяйте: у всех ли новых сотрудников оформлено уведомление или согласие; корректно ли выбраны виды подписи; ведётся ли журнал действий; где хранится архив и кто имеет к нему доступ; как оформляются документы по тем, кто от КЭДО отказался.

Согласие работника на КЭДО: главное, где ошибаются

Правило простое, но его регулярно путают.

Согласие требуется от работников, которые были приняты на работу до 31 декабря 2021 года включительно и имели трудовой стаж на эту дату. Согласие оформляется письменно, в свободной форме, хранится у работодателя.

Согласие не требуется от лиц, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствовал трудовой стаж (в том числе от тех, для кого это первая работа). Но уведомить их о переходе на КЭДО работодатель обязан.

Отказ и молчание. Если работник не дал согласия — считается, что он отказался, и работодатель обязан продолжать вести его документы в бумажном виде за свой счёт. Отказ:

●     не является основанием для увольнения или дисциплинарного взыскания;

●     не является основанием для отказа в приёме на работу;

●     не лишает работника права перейти на КЭДО позже — согласие можно дать в любой момент.

Работодатель также обязан по заявлению работника предоставлять ему электронные документы (или их заверенные копии) в установленный законом срок.

Что должно быть в уведомлении о переходе на КЭДО: дата начала, перечень документов, переводимых в электронный вид, информационная система, порядок доступа к ней, срок для дачи согласия, право отказаться и последствия отказа (их отсутствие), а также указание на то, что расходы на подпись несёт работодатель.

Уведомить нужно каждого работника — о переходе на взаимодействие посредством электронного документооборота и о его праве дать согласие на такое взаимодействие. По срокам хранения: уведомление о переходе на КЭДО хранится 3 года, а специальный срок хранения согласия работника на присоединение к КЭДО нормативно не установлен — на практике его хранят весь период работы сотрудника.

Пять типичных ошибок при внедрении

1.    Начали с трудовых договоров. Самый рискованный документ ставят в пилот. Правильнее — с ознакомления с ЛНА и заявлений.

2.    Работодатель подписал ПЭП или УНЭП там, где требуется УКЭП. Прямое нарушение ст. 22.3 ТК РФ.

3.    Собрали «согласие» галочкой при найме, но не оформили ЛНА. При споре подтвердить порядок подписания нечем.

4.    Забыли про тех, кто отказался. Для них нужен параллельный бумажный процесс, а не давление. Если работник не согласен с переходом на КЭДО, можно попросить его оформить письменный отказ — это снимет спорные ситуации о том, был ли сотрудник уведомлён и как он выразил свою волю.

5.    Не продумали хранение. Сроки хранения кадровых документов не меняются от того, что они электронные. Нужен архив, из которого документы можно выгрузить и предъявить проверяющим.

Кому стоит переходить на КЭДО в 2026 году

●     Стоит: компаниям с распределёнными командами, удалёнными и вахтовыми сотрудниками, розничным сетям, компаниям с высокой текучестью, работодателям с несколькими площадками в НСО и за её пределами.

●     Можно не спешить: микробизнесу с одним офисом, где все документы подписываются за пять минут.

●     Полезно в любом случае: заранее описать процессы и виды подписей. Даже если решение о переходе будет принято через год, эта работа не пропадёт.

Частые вопросы

Можно ли заставить сотрудника перейти на КЭДО?

Нет. Переход осуществляется добровольно; отказ не влечёт негативных последствий для работника

Может ли работник отозвать согласие и вернуться на бумагу?

Нет. Если работник уже дал согласие на взаимодействие через КЭДО, отозвать его нельзя — механизм отзыва трудовым законодательством не предусмотрен (позиция Минтруда России, письмо от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321). Выбирать формат по каждому документу («сегодня электронно, завтра на бумаге») работник тоже не вправе. Вернуть сотрудников к бумажному документообороту может только сам работодатель, приняв соответствующее решение и уведомив персонал

Нужно ли согласие от нового сотрудника, который устраивается в 2026 году?

Если у него есть трудовой стаж на 31.12.2021 — да. Если стажа на эту дату не было — согласие не требуется, но уведомить его нужно.

Можно ли подписать трудовой договор через «Госключ»?

Да. УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, подходит работнику для подписания трудового договора. Работодатель при этом подписывает договор своей УКЭП.

Кто платит за электронную подпись работника?

Работодатель. Это прямо предусмотрено ТК РФ

Отменяет ли КЭДО бумажный архив?

Нет. Часть документов остаётся на бумаге, а электронные документы требуют собственного порядка хранения.

Что делать дальше?

Переход на КЭДО — это не покупка сервиса, а изменение кадрового процесса: перечень документов, виды подписей, локальные акты, уведомления и согласия, обучение людей. Ошибка в любом из этих элементов обесценивает электронные документы ровно в тот момент, когда они нужнее всего — при проверке ГИТ или в трудовом споре.

Формы уведомлений, согласий, приказа о введении КЭДО и положения о КЭДО, а также актуальные редакции ст. 22.1–22.3 ТК РФ с обзорами судебной практики есть в системе КонсультантПлюс. Специалисты ЛОКСИТ — официального партнёра «КонсультантПлюс» в Новосибирской области — помогут подобрать комплект для специалиста по кадрам, а Линия консультаций и правовой консалтинг разберут вашу конкретную ситуацию. Следить за изменениями в трудовом законодательстве удобно в ленте обзоров важных документов.

Оформите пробный доступ к КонсультантПлюс или запишитесь на ближайший семинар для специалистов по кадрам: 8 (383) 363‑73‑45.