ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, требования к ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ. ПОРЯДОК формирования дел в делопроизводстве.

Профессиональная организация делопроизводства с учетом новаций 2023-2024 гг.

Программа:

1. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства и архивного дела в условиях перехода на электронный документооборот:

- Нормативно-правовые акты и методические документы, определяющие порядок работы с документами.

- Локальные акты организации в сфере делопроизводства.

*Служба делопроизводства в организации:

- Ответственность за организация работы по ведению, учету, хранению документов в структурных подразделениях организации

- Инструкция по делопроизводству

2. Документирование управленческой деятельности:

3. Основные требования к оформлению документов в делопроизводстве:

- Требования к бланкам документов.

- Состав и правила оформления реквизитов документов.

- Состав документов организации и порядок оформления документов.

-Состав видов документов по личному составу: классификация кадровых и бухгалтерских документов.

4. Формирование документального фонда организации:

5. Понятие номенклатуры дел и ее назначение.

6. Составление сводной номенклатуры дел организации:

- Состав сводной номенклатуры дел организации, методика составления и оформления.

- Структура организации и закрепление индексации подразделений (отделов).

- Порядок разработки номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел организации.

- Правила оформления номенклатуры дел.

- Заполнение граф номенклатуры дел. - Составление заголовков дел 

- Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел.

- Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.

- Итоговая запись номенклатуры дел. Учет документов.

- Номенклатура дел электронных документов.

7. Использование перечней документов, с указанием сроков хранения

- Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

-Методика определения сроков хранения документов

- Список документов, обязательных к архивному хранению

- Документы по личному составу: состав и сроки их хранения

Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел (практическая работа).

- Новые отраслевые перечни документов, актуальные на дату проведения.

- Особенности работы с новым отраслевым Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения(2023).

8. Формирование дел в делопроизводстве организации:

- Организация оперативного хранения документов.

- Порядок формирования дел в делопроизводстве.

-Контроль за правильным формированием документов в делопроизводстве

9. Особенности формирования документов по личному составу.

-Формирование личных дел

10. Экспертиза ценности документов на этапе их подготовки к архивному хранению:

- Критерии экспертизы ценности документов.

- Порядок проведения экспертизы ценности документов

- Экспертиза ценности документов по личному составу

- Состав видов документов по личному составу и сроки их хранения.

- Оформление результатов экспертизы ценности документов

11. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии:

- Создание экспертной комиссии организации

- Положение об экспертной комиссии

- Документирование работы экспертной комиссии

- Составление протокола экспертной комиссии.

12. Практические рекомендации по работе с документами.

Ответы на вопросы слушателей

2 день - 7 декабря 2023 г.

АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ СОЗДАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА –2023-2024 С УЧЕТОМ НОВЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в   гос. органах, органах местного самоуправления и организациях.

архивное хранение документов, требования к формированию дел, описей документов, Подготовка архива к проверке.

Профессиональная организация работы архива с учетом новаций 2023-2024 гг для успешного прохождения проверки

1. Нормативно-правовые акты и методические документы в области архивного дела

- Обзор законодательных и нормативных документов

- Рассмотрение нормативно-правовых актов, вступивших в силу в 2020-2023 годах. Перспективы 2024 года.

- Особенности применения новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Зарегистрированы 06.09.2023 №75119).

- Локальные акты государственного органа, органа СМУ, организации в сфере архивного дела:

- Положение об архиве организации

2. Комплектование архива:

3. Подготовка дел для передачи на хранение в архив

- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Техническая обработка и полное оформление дел постоянного и длительного сроков хранения

- Систематизация документов внутри дела

- Заполнение листа-заверителя (практическая работа)

- Оформление обложек дел постоянного и временного сроков хранения (практическая работа)

- Составление внутренней описи личного дела (практическая работа)

4. Прошивка дел

- Порядок прошивки архивного дела

- Мастер класс прошивки архивного дела постоянного срока хранения (демонстрация)

5. Составление описей дел

- Понятие описи дел, виды описей

- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Составление исторических справок к описям дел.

- Порядок составления описей для различных категорий дел по личному составу (практическая работа)

Описи электронных документов. Формирование описи электронных дел

6. Передача дел в архив организации,

- Порядок передачи дел в архив.

- Составление графика передачи дел и акта приема - передачи дел в архив организации (практическая работа)

7. Организация хранения архивных документов:

-Требования по соблюдению нормативных режимов хранения архивных документов

-Требования к помещению архива.

-Хранение архивных документов в отсутствии хранилища

8. Проведение экспертизы ценности документов в архиве. Уничтожение документов:

-Порядок отбора к уничтожению в архиве документов временного срока хранения

-Методика составление акта о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

9. Обеспечение сохранности архивных документов:

- Проверка наличия и состояния дел и документов архива

- Выдача дел из архива во временное пользование

- Передача документов при смене руководителя архива или при ликвидации организации

10. Организация комплектования, хранения, и учета электронных архивных документов:

- Системы хранения электронных документов

- Типовые функциональные требования к СЭХД (утверждены 15.06.2020)

- Электронный фонд пользования: создание, хранение, учет и использование

11. Организация доступа к документам и их использование:

- Порядок использования и доступа к архивным документам

- Подготовка и выдача справок социально-правового характера по документам архива

-Подготовка и выдача копий архивных документов

12. Изъятие архивных документов

13. Подготовка и передача документов на хранение в государственный или муниципальный архив

14. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов

15. Проверки контрольно-надзорными органами правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организации:

- Основания для проверки.

- Виды нарушений, санкции, ответственность.

- Административное наказание за нарушения в сфере архивного дела.

16. Практические рекомендации по организации, созданию и работе архива организации и подготовке его к проверке .

Ответы на вопросы слушателей, анализ и разбор ошибок, трудных ситуаций, возникших в практической работе.